Jakiś czas temu, wraz z dynamicznym rozwojem popularności fanpage’y oraz stron opisujących w celny sposób realia pracy grafików czy programistów, furorę zrobiło wyjątkowo trafne powiedzenie – „Kto sieje ASAP, ten zbiera fakap”. Dla garstki tych szczęśliwców, którzy nie są pewni, co to oznacza, spieszymy z wyjaśnieniem. Dopisek ASAP – as soon as possible – to zmora strasząca z nagłówków maili pracowników korporacji oraz freelancerów, którzy dowiadują się, że projekt powinien zostać wykonany na wczoraj. W końcu to „tylko logo” albo „tylko kilka poprawek”, a klienci często rządzą się swoimi własnymi prawami. Fakap z kolei jest metaforą mniejszej lub większej porażki, gdy ustalone zlecenie nie jest gotowe na czas, dopiero po wydrukowaniu projektu okazało się, że jest w nim literówka lub w kluczowym momencie prezentacji przed zarządem okazuje się, że cała strona przestała działać.
Nikogo nie powinno dziwić to, że w im większym pośpiechu pracujemy, i pod im większą presją, tym więcej błędów może się wkraść w efekt końcowy naszych działań. Mimo, że deadline’y naszych zleceń mogą być bardzo motywującym czynnikiem, często bierzemy na siebie zbyt wiele zadań na raz, lub ich wykonanie okazuje się nas przerastać. Narasta wtedy frustracja wykonawcy projektu, a także klienta, który musi czekać na realizację zleconej pracy, która do tego niekoniecznie spełni jego oczekiwania i będzie satysfakcjonująca. W jaki sposób zatem radzić sobie z nieuniknionymi problemami, które staną na naszej drodze podczas pracy na freelance, gdy dobra opinia klienta na temat naszej rzetelności i profesjonalizmu jest sprawą absolutnie kluczową w skutecznym budowaniu własnej marki?
Nie tłumacz się i nie szukaj wymówek
W większości przypadków z pewnością będziesz przekonany, że kłopoty jakie wynikły podczas realizacji zlecenia nie są Twoją winą. Niedziałające serwery, awaria komputera czy tabletu, nagłe sprawy rodzinne, które nie mogły poczekać… To oczywiste, że nie masz wpływu na bardzo wiele czynników, które mogą opóźnić Twoją pracę i sprawić, że zlecenie nie będzie wykonane terminowo lub tak dobrze, jak być powinno. Nie próbuj jednak wchodzić w zbytnie detale, tłumacząc klientowi co poszło nie tak, i dlaczego musi poczekać jeszcze kilka dni. Szukając wymówek i usprawiedliwiając się tworzysz nieprofesjonalne wrażenie i nie bierzesz odpowiedzialności za własną pracę.
Pamiętaj, że klientowi prawdopodobnie nie zrobi żadnej różnicy to, czy akurat odłączyli Ci internet, czy po prostu nie zdążyłeś z realizacją projektu – dla niego liczy się to, że nie został on wykonany i chce wiedzieć kiedy spodziewać się gotowej pracy. Przeproś krótko za zaistniałe opóźnienia i obiecaj, że dołożysz wszelkich starań by nie pojawiły się już żadne problemy podczas realizacji. Nie musisz się jednak zbytnio kajać i obiecywać rekompensaty czy obniżenia kosztów pracy, jeżeli klient wyraźnie nie podkreśli, że opóźnienia będą dla niego bardzo kłopotliwe – każdemu mogą zdarzyć się niespodziewane problemy na które nie ma wpływu.
Nie zrzucaj winy na klienta
Jeżeli przyjąłeś zlecenie, którego wykonanie w jakiś sposób Cię przerosło, nie próbuj szukać winy w kliencie i jego oczekiwaniach. Godząc się na nierealistyczny deadline, lub przyjmując zlecenie z branży lub tematyki w której nie czujesz się pewnie, stawiasz sam siebie pod ścianą. Gdy klient zaczyna się irytować, terminy zostają przekroczone a efekt końcowy go nie zadowala, łatwo poczuć się zaatakowanym i zareagować nieprofesjonalnie. „Nie wiem czego pan się spodziewał, dając mi na ten projekt trzy dni”, „przecież widział pan moje portfolio – zajmuję się grafiką wektorową, a nie tym”, „za taką stawkę musi się pan liczyć z tym że taki będzie efekt” – to wszystko wymówki, które stawiają Cię w wyjątkowo nieprofesjonalnym świetle i mogą na stałe zniechęcić do Ciebie klienta.
W takiej sytuacji nie tylko przyznajesz się do tego, że nie jesteś w stanie wykonać powierzonego Ci zadania, ale także do tego, że wziąłeś na swoje barki coś co Cię przerasta, będąc świadomym tego, że nie wykonasz zlecenia w sposób rzetelny i terminowy. Nawet jeżeli klienta poniosły nerwy i dostajesz od niego kolejne pasywno-agresywne maile – pamiętaj, że on też zapewne jest rozliczany z terminowego wykonania tego zlecenia, i on też oberwie za wszelkie opóźnienia czy kłopoty. Odetchnij głęboko, policz do dziesięciu i odpisz w spokojnym tonie, przepraszając za zaistniałe problemy i wróć do swojej pracy.
Nie składaj kolejnych nierealistycznych obietnic
Próbując wybrnąć z kłopotliwej dla Ciebie i klienta sytuacji łatwo niechcący postawić siebie samego przed kolejnymi nierealistycznymi wymaganiami. Chcąc wynagrodzić mu niedogodności i zdając sobie sprawę z konsekwencji opóźnienia projektu czy przygotowania zlecenia nieodpowiadającego standardom klienta możesz pochopnie obiecać „przygotowanie tej strony już na pewno na jutro” czy „poprawki do dzisiaj do osiemnastej”, by załagodzić całą sytuację.
Wyciągnij jednak wnioski z zaistniałych problemów i nim zaproponujesz kolejny termin, zastanów się dwa razy. Czy na pewno odbierzesz komputer z serwisu do tego czasu? Czy nie masz żadnych innych zleceń do wykonania i możesz w pełni poświęcić się jednemu projektowi? Czy nie potrzebujesz więcej czasu by zastanowić się jak poprawić dane zleceni by efekt zadowolił i Ciebie, i klienta? W takiej sytuacji lepiej zaproponować dalszy termin i pozytywnie zaskoczyć zleceniodawcę przygotowaniem całości przed czasem, niż narażać się na jeszcze większy stres i pracę pod presją.
Nie czekaj do ostatniej chwili
Ostatnia rada może wydać się niezbyt intuicyjna – bo w końcu po co na zapas przyznawać się do tego, że nie uda nam się terminowo wywiązać z danego zobowiązania? Czy nie lepiej poczekać do ostatniej chwili, zamiast martwić klienta już tydzień wcześniej? Większość osób doceni jednak szczerość i bezpośredni kontakt, i będzie patrzeć bardziej przychylnym okiem na to, że będą mieć więcej czasu na dostosowanie się do ewentualnych zmian w terminach czy w realizacji projektu. Dodatkowo daje Ci to czas na lepsze zaplanowanie pracy czy opracowanie alternatywnych rozwiązań, a może oprócz tego okaże się, że tak naprawdę dwa dni w tą czy w tamtą nie robią klientowi szczególnej różnicy? Jeżeli wiesz, że nie uda Ci się wyrobić do określonego deadline’u, wyłóż wprost karty na stół przed klientem. Zyskasz bardziej profesjonalny wizerunek, niż czekając do ostatniej chwili i stawiając zleceniodawcę w patowej sytuacji.
